WaKiGa App — Anmelden

Datenschutzerklärung der WaKiGa App

1. Verantwortliche Stelle

Waldkindergarten Düsseldorf e.V.
Wilhelm-Unger-Straße 5
40472 Düsseldorf
E-Mail: info@wakiga.de

Vertretungsberechtigter Vorstand: Clair Schreiber (1. Vorsitzende), Maike Tünkers (2. Vorsitzende), Christoph Reitnauer (Kassenführung und Finanzen)
Registergericht: Amtsgericht Düsseldorf, Registernummer VR 8503

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Organisation des Kita-Alltags, insbesondere:

Registrierung und Authentifizierung (E-Mail, Anzeigename) sowie Einladung neuer Eltern per persönlichem Link — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
An- und Abmeldungen von Kindern, Nachmittags-Anmeldungen und Betreuungszeit-Präferenzen — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Digitales Gruppenbuch mit Check-in/Check-out (durch Erzieher oder in der Bringzeit durch die Eltern selbst) — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Engpass-Management und Auslosungen — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Dienstplanverwaltung (Tee-/Putzdienst, Elterndienste, Einkaufsliste) — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Event-Kalender und Veranstaltungen — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Messenger-Kommunikation (siehe Abschnitt 9) — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
News-Beiträge und Monatsrückblicke (siehe Abschnitt 10) — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Umfragen und Abstimmungen — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Fragensammlungen — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Schwarzes Brett (Vorschläge, Übernahmen, Erledigungen) — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitwirkung in der Elterninitiative)
Elternverzeichnis und Kontaktanfragen (siehe Abschnitt 11) — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Benachrichtigungen bei Engpässen, Wetter und Veranstaltungen — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Erzieher-Arbeitszeiterfassung, Wochenplanung und Abwesenheitsverwaltung — Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO (§ 16 ArbZG)
Technisches Fehlerprotokoll zur Sicherstellung des Betriebs (siehe Abschnitt 15) — Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

3. Erhobene Daten

Folgende personenbezogene Daten werden verarbeitet:

Profildaten: E-Mail-Adresse, Anzeigename, Rolle (Elternteil/Erzieher/Admin), Spracheinstellung (Deutsch/Englisch), optional Telefonnummer, Ämter (Vorstandsmitglied mit Funktionsbezeichnung, Elternrat) — für alle angemeldeten Nutzer sichtbar
Adressdaten: Straße, PLZ, Stadt — freiwillig, mit individuell einstellbarer Sichtbarkeit (alle/auf Anfrage/verborgen)
Einladungslinks: Beim Anlegen vorbereiteter Eltern-Konten wird ein persönlicher Einladungslink erzeugt; gespeichert werden Namenshinweis, Rolle, Gruppe, zugeordnete Kinder, das vorbereitete Konto, Ablaufdatum, Anzahl der Nutzungen und die erstellende Person
Kinderdaten: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Gruppenzugehörigkeit (Waldwichte/Baumtänzer), Mittagsplatz (35-Stunden-Modell), tageweise Nachmittags-Anmeldungen, Betreuungszeit-Präferenz (Früh/Spät bei verkürzten Betreuungszeiten), Wackelzahn-Status — Nachname und Geburtsdatum mit individuell einstellbarer Sichtbarkeit
Abmeldedaten: Zeitraum, Typ (ganztags/nachmittags), Grund (Urlaub/krank/meldepflichtig krank); bei nachgetragenen Abmeldungen zusätzlich die eintragende Person (Vorstand)
Notfallkontakte: Name, Telefonnummer, Beziehung zum Kind, Abholberechtigung
Anwesenheitsdaten: Check-in- und Check-out-Zeitstempel, Abholperson, einbuchende Rolle (Eltern oder Erzieher) und Zeitpunkt der Bestätigung durch das Kita-Personal
Standortdaten: Prüfergebnis der Standortverifikation beim Erzieher-Check-in/-out (siehe Abschnitt 8); beim Eltern-Check-in wird kein Standort abgefragt
Dienst-Zuweisungen: Tee-/Putzdienst-Wochen, Event-Dienste, Tauschanfragen, Einkaufslisten-Einträge
Punkte und Engpass-Befreiungen: Punktestand pro Familie (Punkte-Topf-System: Punkte für Spontanabmeldungen an Engpass-Tagen), Befreiungs-Anfragen und -Antworten im Rahmen von Auslosungen
Unentschuldigte Fehlzeiten: Protokoll, wenn ein Kind ohne Abmeldung fehlt (Datum, betroffenes Kind) — nur für Kita-Personal und Vorstand einsehbar
Arbeitszeitdaten (Erzieher): Arbeitsbeginn und -ende, Arbeitsort (einschließlich Home-Office mit Zweckangabe), Pausen, Abwesenheiten (Krank/Urlaub/Fortbildung) samt Bestätigung durch den Vorstand, ein Korrekturprotokoll bei nachträglichen Änderungen (Vorher-/Nachher-Wert, Grund, Zeitpunkt, ausführende Person), Kennzeichnung eines pauschalen Pausenabzugs (§ 4 ArbZG) bzw. die Angabe „Keine Pause möglich“ mit kurzem Grund sowie Kennzeichnungen und kurzer Grund bei Ausnahmen beim Check-out (außerhalb des GPS-Radius, übergangener Hinweis auf noch eingecheckte Kinder, nachträglich eingetragener Check-out) — für Personalplanung und gesetzliche Arbeitszeiterfassung
Wetter-Bestätigung: Bestätigt das Kita-Personal bei einer Wetterwarnung den Waldbetrieb, werden Nutzer-ID und Zeitpunkt der bestätigenden Person gespeichert
Messenger-Nachrichten: Nachrichtentext, Absendername, Zeitstempel, optional Bilder
News-Kommentare: Kommentartext, Autorenname, Zeitstempel
Lesestatus von Beiträgen: Zeitpunkt, zu dem ein Beitrag im News-Kanal erstmals geöffnet wurde (Nutzer-ID, Beitrag, Zeitstempel), siehe Abschnitt 10
Umfrage-Teilnahme: Abstimmungen, Stimmen, Zeitstempel
Fragensammlungen: eingereichte Fragen (Text, Zeitstempel, Nutzer-ID, Kennzeichen „anonym“), Daumen-Stimmen (Nutzer-ID, Frage, Zeitstempel)
Schwarzes Brett: Aufgaben-Vorschläge (Text, Zeitstempel, Nutzer-ID der einreichenden Person), Übernahmen und Erledigungen pro Familie (Familie über das Kind, handelnde Person, Status, Zeitstempel der Übernahme, Meldung und Bestätigung, bestätigende Person)
Teilnahme an Terminen: Zu- oder Absage („Ich komme“/„Ich komme nicht“) zu Terminen, bei denen die Teilnahme abgefragt wird (Nutzer-ID, Termin, Antwort, Zeitstempel) — mit Namen sichtbar nur für Ersteller des Termins, Admin, Elternrat und die beim Termin ausgewählten Personen; diese sehen zusätzlich, ob pro Familie (Kinder der Zielgruppe mit ihren Erziehungsberechtigten) mindestens eine Person zugesagt hat
Technisches Fehlerprotokoll: Fehlermeldung, betroffene Stelle in der App, Zeitpunkt und — sofern eingeloggt — die technische Nutzer-ID (keine Klartextnamen), siehe Abschnitt 15

4. Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)

Wir verarbeiten auf freiwilliger Basis Gesundheitsdaten Ihres Kindes:

Allergien und Unverträglichkeiten — für die Sicherheit während der Betreuungszeit
Medikamente — für die korrekte Verabreichung während der Betreuungszeit
Krankmeldungen — reguläre Erkrankung, meldepflichtige Krankheiten nach § 34 IfSG
Ärztliche Atteste — nach meldepflichtigen Erkrankungen als Foto/PDF
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) — für Erzieher: In der App wird nur dokumentiert, ob eine AU vorgelegt und vom Vorstand bestätigt wurde (Status und Gültigkeitsdatum). Die AU selbst wird nicht in der App gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO (Schutz lebenswichtiger Interessen des Kindes). Diese Daten sind ausschließlich für pädagogisches Fachpersonal (Erzieher) und die Kita-Leitung (Admin) einsehbar. Andere Elternteile haben keinen Zugriff.

Meldepflichtige Krankheiten werden gemäß § 34 IfSG dokumentiert. Bei Geschwister-Quarantäne werden betroffene Erzieher DSGVO-konform informiert — ohne Nennung des erkrankten Kindes oder der Diagnose.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Ihre Daten werden nicht an sonstige Dritte weitergegeben. Folgende Auftragsverarbeiter werden eingesetzt:

Supabase Inc. — Datenbank, Authentifizierung (einschließlich Versand von Anmelde- und Passwort-E-Mails), Dateispeicher (EU-Region Frankfurt)
Vercel Inc. — Hosting der Webanwendung (EU-Region)
Threema GmbH — Messaging Gateway für automatische Gruppenbenachrichtigungen (Schweiz — Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO)
Upstash Inc. — zeitgesteuertes Auslösen von Hintergrundaufgaben (z. B. Erinnerungen, Datenbereinigung). An Upstash werden ausschließlich Aufruf-Zeitpunkte und technische Adressen übermittelt, keine personenbezogenen Daten

Mit allen Auftragsverarbeitern wurden Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

6. Speicherdauer und automatische Datenbereinigung

Profildaten: bis zur Kontolöschung, Ämter (Vorstandsmitglied mit Funktionsbezeichnung, Elternrat) — für alle angemeldeten Nutzer sichtbar
Einladungslinks: bis zur Einlösung bzw. bis zum Ablauf des Links
Kinderdaten: bis zur Archivierung/Löschung durch Admin
Abmeldedaten: 2 Jahre, danach automatische Löschung
Nachmittags-Anmeldungen und Betreuungszeit-Präferenz: bis zur Archivierung/Löschung des Kindes
Gesundheitsdaten: bis zur Löschung durch Erziehungsberechtigte oder Kontolöschung
Atteste: bis zur Kontolöschung — bei Account-Löschung werden auch die Attest-Dateien aus dem Dateispeicher entfernt
Arbeitszeitdaten und Korrekturprotokoll (Erzieher): 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG), danach automatische Löschung
Unentschuldigte Fehlzeiten (Protokoll): 2 Jahre, danach automatische Löschung
Punkte und Engpass-Befreiungen: 2 Jahre (zusammen mit den Auslosungsdaten), danach automatische Löschung
Anwesenheitsdaten (Gruppenbuch): 2 Jahre, danach automatische Löschung
Messenger-Nachrichten: bis zur Kontolöschung
News-Kommentare: bis zur Kontolöschung
Lesestatus von Beiträgen: bis zur Löschung des Beitrags oder des Kontos
Teilnahme an Terminen: bis zur Löschung des Termins oder des Kontos
Fragensammlungen: bis zur Löschung des Beitrags oder des Kontos
Schwarzes Brett: Das laufende Kindergartenjahr ist für alle Mitglieder sichtbar; ältere Einträge bleiben für Vorstand und Admin bis zum Austritt der Familie bzw. zur Löschung des Kontos erhalten
Benachrichtigungs-Protokolle: 90 Tage, danach automatische Löschung
Technisches Fehlerprotokoll: 90 Tage, danach automatische Löschung
Push-Subscriptions: bis zur Deaktivierung oder Kontolöschung
Auslosungsdaten: 2 Jahre, danach automatische Löschung
Einwilligungs-Protokolle: unbegrenzt (Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO)

Automatische Datenbereinigungen werden wöchentlich durchgeführt. Die oben genannten Fristen gelten ab dem Zeitpunkt der Erstellung des jeweiligen Datensatzes.

7. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte, die Sie direkt in der App ausüben können:

Auskunft (Art. 15 DSGVO) — Profil → Datenschutz → „Meine Daten herunterladen" (JSON-Export; für Erzieher einschließlich Arbeitszeiten, Pausen und Zeitkorrekturen)
Datenportabilität (Art. 20 DSGVO) — Profil → Datenschutz → „Messenger-Nachrichten exportieren" (JSON-Export)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Profil → Name, Telefon, Adresse, Sprache, Notfallkontakte, Medizindaten bearbeiten
Löschung (Art. 17 DSGVO) — Profil → Datenschutz → „Konto löschen" (mit E-Mail-Bestätigung)
Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — Profil → Datenschutz → „Einwilligung widerrufen"
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — formlos per E-Mail an datenschutz@wakiga.de (siehe Abschnitt 20)
Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (LDI NRW), Postfach 200444, 40102 Düsseldorf

Bei Account-Löschung werden alle personenbezogenen Daten unwiderruflich gelöscht. Anonymisierte Audit-Daten (Einwilligungshistorie) und anonymisierte Nachrichten („[Gelöschter Nutzer]") bleiben erhalten.

8. Standortdaten, GPS und QR-Code

Für die Arbeitszeiterfassung der Erzieher kann beim Check-in und beim Check-out der Standort des Geräts abgefragt werden, um zu verifizieren, dass die Buchung am Waldplatz (bzw. am Ausflugsort) erfolgt. Die Standortdaten werden ausschließlich zum Zeitpunkt der Buchung erhoben — es findet keine dauerhafte Ortung statt.

Zweck: Plausibilitätsprüfung des Buchungs-Standorts (objektive Arbeitszeiterfassung)
Datenerhebung: Nur bei manuellem Auslösen durch die Nutzerin/den Nutzer (Tippen auf „Einchecken" bzw. „Auschecken")
Speicherung: GPS-Koordinaten werden nicht gespeichert. Vermerkt werden nur das Ergebnis der Radius-Prüfung (innerhalb/außerhalb) und die vom Gerät gemeldete Messgenauigkeit in Metern
QR-Code als Rückfalloption: Schlägt die Standortprüfung fehl, kann der QR-Code am Waldplatz gescannt werden. Gespeichert wird nur, dass der Scan erfolgt ist
Check-out ohne Nachweis: Ist ein Check-out am Ort nicht möglich (z. B. schon auf dem Heimweg, kein GPS), kann mit Uhrzeit und kurzem Grund trotzdem ausgecheckt werden. Gespeichert werden nur die Kennzeichnung „außerhalb“ und der Grund; Leitung und Vorstand sehen beides
Eltern-Check-in: Beim Einchecken des eigenen Kindes in der Bringzeit wird kein Standort abgefragt — die Kontrolle erfolgt durch die Bestätigung des Kita-Personals
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 16 ArbZG (Erzieher) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

9. Messenger

Die WaKiGa App bietet einen integrierten Messenger für die Kommunikation zwischen Eltern und Kita-Personal.

Zweck: Direkte Kommunikation zwischen Erziehungsberechtigten und Kita-Leitung bzw. Erzieher-Teams (Kanäle: Kita-Leitung, Waldwichte, Baumtänzer, Vorstand, Elternrat) sowie 1:1-Direktnachrichten und selbst angelegte Gruppen-Chats
Verarbeitete Daten: Nachrichtentext, Absendername, Zeitstempel, optional Bilder
App-Support: Nachrichten des technischen Supports im Leitungs-Kanal können unter dem Absendernamen „App-Support" erscheinen; die dahinterstehende Person ist für die Kita-Leitung erkennbar
Familien-Verknüpfung: Kanal-Konversationen (Kita-Leitung, Gruppen, Vorstand, Elternrat) sind automatisch für beide Erziehungsberechtigten eines Kindes sichtbar — auch wenn ein Elternteil erst später angelegt wird. Direktnachrichten und Gruppen-Chats sind personenbezogen und werden nicht automatisch geteilt
Gruppen-Chats: Jede/r Nutzer/in kann einen Gruppen-Chat mit Titel und frei gewählten Teilnehmern anlegen. Titel und Teilnehmerliste sind für alle Teilnehmer sichtbar; die erstellende Person oder ein Admin kann Teilnehmer hinzufügen und entfernen, Teilnehmer können den Chat verlassen. Über die Aufnahme in einen Gruppen-Chat wird per Push informiert (ohne Nachrichtentext)
Elternrat-Kanal: Nachrichten an den Elternrat sind für alle Elternrat-Mitglieder und Admins sichtbar; Antworten können unter dem eigenen Namen oder als „Elternrat“ erfolgen
WaKiGa-Runde: In der WaKiGa-Runde sind alle Eltern, das pädagogische Team und die Kita-Leitung Mitglied. Nachrichten mit der Sichtbarkeit ‚Alle‘ können auch vom pädagogischen Team und der Kita-Leitung gelesen werden; Nachrichten mit der Sichtbarkeit ‚Eltern‘ nur von Eltern. Die Mitgliedschaft ergibt sich automatisch aus der Rolle bzw. der Zuordnung zu einem Kind. Eine als „Wichtig“ markierte Nachricht löst zusätzlich eine Push-Benachrichtigung an alle aus, die die Nachricht sehen dürfen (ohne Nachrichtentext)
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Kommunikation im Rahmen des Betreuungsvertrags)
Speicherdauer: Nachrichten werden bis zur Kontolöschung gespeichert. Es erfolgt keine automatische Löschung nach einer bestimmten Frist.
Empfänger: Nachrichten werden ausschließlich bei Supabase (EU-Region Frankfurt) gespeichert und sind nur für die jeweiligen Konversationsteilnehmer sichtbar
Push-Benachrichtigungen: Bei neuen Nachrichten werden Push-Benachrichtigungen versendet. Der Push-Inhalt enthält keinen Nachrichtentext — nur den Absendernamen.
Bilder: Hochgeladene Bilder werden bei Supabase (EU-Region Frankfurt) gespeichert. EXIF-Metadaten (GPS, Geräteinformationen) werden vor dem Upload automatisch entfernt.
Löschung: Bei Account-Löschung werden Ihre Nachrichten anonymisiert (Absendername wird durch „[Gelöschter Nutzer]" ersetzt). Der Nachrichteninhalt bleibt für die verbleibenden Teilnehmer erhalten.

10. News-Kanal und Monatsrückblicke

Zweck: Information der Eltern über Neuigkeiten und monatliche Rückblicke auf den Kita-Alltag
Verarbeitete Daten: Beitragstext, Bilder, PDF-Anhänge, Kommentare, Autorenname
Monatsrückblicke: Sichtbarkeit ist zeitbasiert eingeschränkt — Eltern sehen nur Rückblicke ab dem Monat, in dem ihr Kind in der Kita aufgenommen wurde
Kommentare: Eltern können unter Beiträgen kommentieren. Bei Account-Löschung wird der Autorenname durch „[Gelöschter Nutzer]" ersetzt.
Lesestatus: Beim ersten Öffnen eines veröffentlichten Beitrags wird gespeichert, dass und wann Sie ihn geöffnet haben. Daraus werden ausschließlich Zahlen gebildet (Anzahl der Leser, Anzahl der erreichten Kinder und Teammitglieder), die nur die verfassende Person, Administratoren und der IT-Support sehen. Es wird keine Namensliste angezeigt, wer einen Beitrag gelesen oder nicht gelesen hat. Zweck ist die Prüfung, ob wichtige Informationen alle Familien erreicht haben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Einträge werden mit dem Beitrag oder dem Konto gelöscht.

11. Elternverzeichnis, Kontaktliste und Kontaktanfragen

Die App bietet ein Elternverzeichnis und eine Kontaktliste, in denen Eltern freiwillig Kontaktdaten teilen können.

Elternverzeichnis: Karten-Ansicht aller Eltern mit freigegebenen Kontaktdaten
Kontaktliste: Tabellarische Übersicht aller Kinder mit verknüpften Eltern-Kontaktdaten, gruppiert nach Kindergartengruppe
Ämter: Vorstandsmitgliedschaft (mit Funktionsbezeichnung, z. B. „1. Vorsitz“) und Elternrat-Mitgliedschaft werden im Verzeichnis und in der Kontaktliste für alle angemeldeten Nutzer angezeigt — Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Transparenz der Vereinsorgane); eine individuelle Sichtbarkeitseinstellung gibt es hierfür nicht
Sichtbarkeit: Jede/r Nutzer/in steuert individuell, welche Daten für alle sichtbar sind:
- Telefonnummer: sichtbar für alle oder nur für Admin/Vorstand
- Adresse: sichtbar für alle, auf Anfrage, oder nur für Admin/Vorstand
- E-Mail: sichtbar für alle, auf Anfrage, oder nur für Admin/Vorstand
- Nachname des Kindes: sichtbar für alle oder nur für Admin/Vorstand
- Geburtsdatum des Kindes: sichtbar für alle oder nur für Admin/Vorstand
Admin und Vorstand sehen alle Daten unabhängig von der Freigabe-Einstellung (berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Vereinsführung).
Kontaktanfragen: Für Daten mit Sichtbarkeit „auf Anfrage" muss eine Kontaktanfrage gestellt werden. Die angefragte Person kann diese bestätigen oder ablehnen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch individuelle Sichtbarkeitseinstellung)
Kein E-Mail-Versand: Die Kontaktliste wird nicht per E-Mail versendet — alle Daten werden ausschließlich innerhalb der App angezeigt und sind nur nach Einwilligung der jeweiligen Person sichtbar.

12. Umfragen und Abstimmungen

Die App ermöglicht Umfragen und Abstimmungen für die Kita-Gemeinschaft.

Verarbeitete Daten: Stimme, Zeitstempel, Nutzer-ID
Sichtbarkeit: Ergebnisse sind je nach Einstellung anonym oder namentlich
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Fragensammlungen: Zu einem Thema können Fragen oder Anregungen eingereicht und mit „Daumen hoch“ unterstützt werden.

Anzeige: In der öffentlichen Ansicht erscheinen Fragen immer ohne Namen.
Anonym eingereicht: Die Nutzer-ID wird gespeichert, damit die Frage bearbeitet, gelöscht und bei einer Antwort benachrichtigt werden kann; sie wird niemandem angezeigt — auch nicht der erstellenden Person oder den Admins.
Mit Namen eingereicht: Den Namen sehen ausschließlich die Person, die die Sammlung erstellt hat, und die Admins.
Stimmen: Sichtbar ist nur die Anzahl, nicht wer abgestimmt hat.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Schwarzes Brett: Vorstand und Elternrat schreiben Aufgaben für die Elterninitiative aus; alle Mitglieder können Aufgaben vorschlagen, Familien übernehmen Aufgaben und melden sie als erledigt.

Sichtbarkeit: Welche Familie welche Aufgabe übernommen bzw. erledigt hat und die Übersicht der Beiträge pro Familie (Brett-Aufgaben, Event-Dienste, Mitgebrachtes, Tee-/Putzdienst) sind für alle angemeldeten Mitglieder sichtbar — als Elterninitiative legen wir Wert auf Transparenz.
Vorschläge: Wer einen Vorschlag eingereicht hat, sehen nur Vorstand, Elternrat und Admin.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

13. Push-Benachrichtigungen

Wenn Sie Push-Benachrichtigungen aktivieren, wird eine technische Subscription-ID in unserer Datenbank gespeichert. Diese wird ausschließlich zur Übermittlung von App-Benachrichtigungen verwendet und bei Deaktivierung sofort gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Bei Messenger-Nachrichten enthält die Push-Benachrichtigung keinen Nachrichtentext.

Bei Auslosungs-, Befreiungs- und Gruppenbuch-Benachrichtigungen kann der Vorname des betroffenen Kindes enthalten sein. Push-Inhalte werden gemäß RFC 8291 Ende-zu-Ende verschlüsselt übertragen — die zur Zustellung genutzten Browser-Push-Dienste (z.B. Google, Apple, Mozilla) können die Inhalte nicht einsehen.

Abgelaufene oder ungültige Push-Subscriptions werden automatisch erkannt und gelöscht.

14. Wetterdaten und Wetter-Bestätigung

Die App zeigt Wetterdaten für den Kindergarten-Standort an und kann bei extremen Wetterbedingungen (Sturm, Hitze, starker Wind) automatisch Warnungen an Eltern und Erzieher senden.

Datenquelle: Open-Meteo API (Wettermodell ICON-D2 des Deutschen Wetterdienstes)
Übermittelte Daten: Ausschließlich die festen GPS-Koordinaten des Kindergarten-Standorts — keine Nutzerdaten
Speicherung: Wetterdaten werden nur temporär im Cache gehalten (15 Minuten); bei Ausfall des Wetterdienstes wird der letzte bekannte Stand als Rückfallwert vorgehalten
Wetter-Bestätigung: Bestätigt das Kita-Personal nach einer Warnung, dass der Waldbetrieb stattfindet, werden Nutzer-ID und Zeitpunkt der Bestätigung gespeichert; die Eltern sehen die Bestätigung im Wetter-Banner

15. Technisches Fehlerprotokoll

Um Störungen der App zu erkennen und zu beheben, führt die App ein technisches Fehlerprotokoll (Systemfehler-Protokoll). Erfasst werden Fehlermeldung, betroffene Stelle in der App, Zeitpunkt sowie — sofern Sie eingeloggt waren — Ihre technische Nutzer-ID. Klartextnamen, Nachrichteninhalte oder Gesundheitsdaten werden nicht protokolliert; Fehlerdetails werden vor dem Speichern gekürzt.

Zugriff: ausschließlich Kita-Leitung (Admin) und technischer Support
Speicherdauer: 90 Tage, danach automatische Löschung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb)

16. Cookies und lokale Speicherung

Die App verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung (Session-Token) und die Spracheinstellung. Es werden keine Tracking- oder Marketing-Cookies gesetzt.

Im lokalen Speicher (localStorage) werden lediglich gespeichert:

PWA-Installationshinweis-Status (Präferenz)
Push-Opt-in-Status (Präferenz)
Zuletzt verwendete Abholpersonen (Komfortfunktion, nur lokal)

Diese Daten werden nicht an den Server übertragen.

17. Progressive Web App (PWA)

Die WaKiGa App ist als Progressive Web App installierbar. Bei Installation auf dem Homescreen werden folgende Berechtigungen angefragt:

Push-Benachrichtigungen: Für Echtzeit-Benachrichtigungen (optional, siehe Abschnitt 13)
Standort: Für die Standortverifikation der Erzieher-Zeiterfassung (optional, siehe Abschnitt 8)
Kamera: Zum Scannen des QR-Codes am Waldplatz (optional, siehe Abschnitt 8); Bilder werden dabei nicht gespeichert

Der Service Worker speichert statische Ressourcen (JavaScript, CSS, Schriftarten) lokal im Cache für schnellere Ladezeiten und eingeschränkte Offline-Funktionalität. Es werden keine personenbezogenen Daten im Service-Worker-Cache gespeichert.

18. Keine Analyse- und Tracking-Tools

Die WaKiGa App verwendet keine externen Analyse- oder Tracking-Dienste. Es werden keine Daten an Google Analytics, Facebook, Hotjar oder vergleichbare Dienste übermittelt. Schriftarten werden lokal bereitgestellt (kein Google Fonts CDN).

19. Sicherheitsmaßnahmen

Wir schützen Ihre Daten durch folgende technische Maßnahmen:

Verschlüsselte Übertragung über HTTPS (TLS 1.3, HSTS mit 2 Jahren Gültigkeit)
Row-Level-Security (RLS) in der Datenbank — jeder Nutzer sieht nur die für ihn bestimmten Daten
Content-Security-Policy (CSP) zum Schutz vor Cross-Site-Scripting (XSS)
HTML-Sanitisierung aller nutzergenerierten Inhalte
EXIF-Metadaten-Entfernung bei hochgeladenen Bildern
Signierte Download-URLs für sensible Dokumente (Atteste) mit zeitlich begrenzter Gültigkeit (1 Stunde)
Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für Admin-Konten verfügbar
Einladungslinks mit Ablaufdatum und einmaliger Einlösung

20. Kontakt bei Datenschutzfragen

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten wenden Sie sich an:

Datenschutzbeauftragter
Waldkindergarten Düsseldorf e.V.
Wilhelm-Unger-Straße 5
40472 Düsseldorf
E-Mail: datenschutz@wakiga.de

Stand: Oktober 2026